Mötestips 2012
Före
- Känner man sig välkommen? Se till att du har det bästa av värdskap för ditt möte. Förbered dig väl!
- Fokusera på ett gott värdskap med ett proffsigt mottagande. Slopa avprickande av deltagare. Skapar bara köer. Allts om oftast ska man ju ändå ta sin badge, det räcker!
- Be deltagarna förbereda sig inför mötet, som en entrébiljett!
- Inled alltid med syftet, vad är syftet med mötet?
- Skicka ut en deltagarlista innan mötet/konferensen. Då kan man lättare planera sitt nätverkande.
- Dra ner om möjligt scenhöjden, då blir det ett naturligt enkelt steg mellan scen och publik.
- Kreativ möblering i möteslokalen ger energi och interaktion
- Genomför mötet i tre etapper, vad-göra-innan, genomförande, handlingsplan efter.
- Vill du har 100 pers på ett möte bjud in ett bruttoantal på 500 st, vill du ha 200 bjud in 1000 etc!
- Stärk interna talare, VD mfl med proffsig hjälp hur ett budskap ska lyftas fram. En dålig intern talare kan sänka hela mötet!
- Gå igenom tidigare lärdomar och enkät från liknande möte
- Moderatorn samtalar med alla talare innan mötet för koordinering av innhåll/teknik/frågor.
- Genrepa på plats, i god tid!
Under
- Korta ner talen, envägskommunikation helst inte längre än 15 min.
- Växla med frågestund, reflektion från scen.
- Lägg mer tid på att samtala på scen, där moderatorn stärker budskapen och summerar.
- Intervjuformen går bättre fram om högsta chefen ska tala.
- Max fyra personer på scen samtidigt.
- Paneldeltagare bör förbereda sig på max två budskap.
- Planera alltid för publikens frågor/reflektioner efter anförandet.
- Meddela detta innan så ökar deras fokus under föredraget.
- Temperaturen höjs när det händer något på scen.
- Låt medarbetare komma till tals i större utsträckning
- Ett sätt att höja tempen är bikupor, att skicka ut korta enkla frågeställningar i publiken, diskuteras med bänkgranne
- Nyttja mentometer eller motsvarande, där alla får reflektera och ge svara på frågor med givna svarsalternativ.
- Skapa delaktighet genom övningar som ger reflektion och eftertanke.
- Varva korta tal med frågestunder, intervjuer, externa talare.
- Korta filmklipp och musik höjer tempot.
- Korta ner antalet PPTs till ett minumum, mer bilder än text, max fem budskap, punkter per bild.
- Längre pauser är toppen ca 30min med utrymme för nätverkande och reflektioner.
- Underhållning ska inte underskattas, även på dagsmötet, glimt i ögat, en Quiz, en tävling e dyl.
- Dra ner antalet faktabilder till ett minimum
- Skapa delaktighet under mötet genom att ha en moderator
- Ge talaren halva tiden för presentation och halva tiden för samtal
- Överraska publiken, då överträffas i regel förväntningarna!
- Ge utställare bra attention, P&P Meetings kan knepet!
- Kommunikation istället för information, dvs interagera mer och skapa saker tillsammans på mötet.
- Ge mer utrymmen för utbyte deltagarna emellan. Tex extra pauser eller Speed Meetings.
- Talare och presentationer ska summeras upp, vad är det viktigast att ta med sig?
Efter
- Avsluta ett möte när syftet är uppnått, inte när Outlook säger det! ·
- Gör en egen handlingsplan och schemalägg uppföljningen efteråt.·
- Ta med lärdomar från mötet till att utveckla nästa.